fip.ung.ac.id, Gorontalo – Dalam rangka mewujudkan keseragaman sistem kearsipan yang berkualitas dan efektif, Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) Universitas Negeri Gorontalo (UNG) melaksanakan sosialisasi prosedur pemberkasan arsip, Rabu (26/07/2023).
Kegiatan yang berlangsung di Aula FIP UNG ini diikuti oleh 24 peserta tenaga kependidikan di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan dan 2 orang peserta dari Pascasarjana UNG. Hadir sebaga narasumber Mohamad Ikbal AlMahdali, SKM, M.Kes Arsiparis Ahli Muda dari Fakultas Pertanian UNG, Fauzan Utiarahman, S.Pd, M.Pd Arsiparis Ahli Madya dan Fachrudin Akadji, S.Pd, M.Pd Arsiparis Ahli Muda dari FIP UNG.
Dekan FIP UNG, Dr. Arwildayanto, M.Pd dalam sambutannya mengatakan, sosialisasi prosedur pemberkasan arsip di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan ini penting sebagai fakultas yang melaksanakan pembangunan zona integritas dan fakultas yang mempersiapkan diri untuk akreditasi di LAMDIK maupun akreditasi internasional. Dokumen-dokumen ini penting untuk berkelanjutan, sehingga dokumen tersebut bisa diakses secara cepat, mudah dan bisa ditemukan dengan baik.
“Karena saya pikir arsip ini adalah darahnya organisasi, agar kita tidak kehilangan jejak dari sebuah aktivitas, itu penting diarsipkan. Jadi, apa yang digagas oleh ibu Siska dan pak Adin sebagai ASN yang memiliki fungsional kearsipan, tentu saya berharap semakin hari para tendik yang mengambil jabatan fungsional di kearsipan itu semakin professional”
“Bagaimana membuat sistem arsip kita lebih baik, contohnya kita ini punya dokumen-dokumen yang untuk akreditasi itu, dokumen-dokumen ini kan enggak mungkin terus-menerus kita buat dalam bentuk hardcopy. Mungkin perlu sistem yang bagus sehingga arsip dokumen itu bisa diarsipkan dengan baik, kapan saja diperlukan itu bisa kita dapatkan’
“Termasuk pemberkasan-pemberkasan ASN, tenaga kontrak dan mahasiswa baru, itu setiap orang yang masuk ke UNG ini tentu harus dibuat pemberkasannya yang baik, supaya dokumen-dokumennya teratur. Jangan nanti ketika akreditasi, kita kesulitan untuk menemukan dokumen tersebut. Kadang-kadang kita melihat dokumen-dokumen lama itu ditumpuk di gudang. Gudangnya kadang-kadang enggak dilihat, sudah penuh bahkan kena air,” ujar Arwildayanto.
Arwildayanto mengatakan, kita mesti harus melihat dan menganalisis mana dokumen penting yang mesti dirawat dan dilestarikan dengan baik. Ini penting bagi kita untuk menilai satu dokumen itu penting untuk diarsipkan atau tidak, termasuk pemberkasan baik mahasiswa yang masuk, dosen yang masuk maupun tendik yang masuk sampai keluar, itu berkas-berkasnya harus di organize dengan baik.
“Jadi kegiatan sosialisasi hari ini tentu akan menambah pengetahuan kita terkait dengan teknologi yang digunakan, platform yang bisa digunakan, mekanisme terbaru yang bisa bagian daripada inovasi-inovasi yang dibuat oleh ASN, itu kita sosialisasikan. Sehingga, ASN bisa menggunakan satu platform yang adaptif dengan kondisi kekinian. Jangan sampai nanti kearsipan kita, pola kearsipan kita dari tahun ke tahun masih terus-menerus seperti itu, dalam bentuk manual”
“Contohnya seperti ini, numpuk berkas dan itu tidak diperbaharui. Kami minta, mana berkas yang mesti diperbaharui itu harus diberikan rekomendasi kepada pimpinan. Contohnya peraturan akademik kalau itu sudah beberapa tahun belum di update, itu mesti harus di update lagi. Misalnya dalam hal pemberkasan, kita mengunakan sistem cloud supaya computer kita tidak terlalu berat”
“Sistem clouding ini mesti kita pahami dengan baik, jadi dalam satu genggaman arsip ini bisa kita akses, bisa saja nanti para tendik ini bekerja dengan bantuan handphone. Nah bagaimana di HP kita itu ada platform yang bisa digunakan untuk satu kearsipan, jadi perlu ada inovasilah. Sekarang kan tendik kita ini mesti harus ada inovasi untuk menunjukkan prestasinya,” ujarnya.
